Tímová práca na diaľku – výzvy a príležitosti

Keď som bol študentom v zahraničí, mali sme na internáte k dispozícii pingpongový stôl. Väčšinou som mal medzi spolužiakmi súperov, ktorí boli na podobnej amatérskej úrovni ako ja. A hra bola zábava. Bol však medzi nami jeden spolužiak, ktorý naozaj vedel hrať oveľa lepšie. Uhrať pri ňom úspešne aspoň jednu loptičku počas setu bol úspech.  Táto výzva bola nad moje sily. A riešenie nebolo poruke. V situácii, kedy musíme meniť svoje zaužívané postupy, kedy čelíme „súperovi“, ktorý sa zdá nad naše sily, nie je jednoduché kráčať ďalej. A čo ak sme súčasťou tímu, ktorý je potrebné viesť ďalej? A hoci načas hra nemusí byť zábavná ale bolestivá, ak nájdeme zmysluplné pokračovanie svojej cesty, čaká nás odmena.

Koho sa týka táto téma? → Tímov, ktoré pracujú naplno na diaľku.→ Tímov, ktoré pracujú dočasne alebo čiastočne na diaľku (napr. kvôli pandémii – lockdownu).→ Tímov, ktoré si neuvedomujú, že (veľká) časť ich činnosti je tak či tak na diaľku (napr. rôzne záujmové združenia, občianske združenia, cirkvi, školy a pod.). Vo vypätých situáciách má človek tendenciu reagovať jedným z troch spôsobov: fight, freeze or flee (bojuj, zamrzni alebo uteč). Uprostred pandémie však toto nefunguje. Nie je jasné, proti čomu/komu treba bojovať a je riziko, že by sme si pre svoj boj mohli vybrať nesprávny cieľ. Tváriť sa, že sa nič nedeje a pokračovať ďalej, je neefektívne a časom tvrdo narazíme na zmenenú realitu. Utiecť nie je kam. Ak chceme nielen prežiť, ale dokonca uspieť, potrebujeme podniknúť rozumné kroky. Nadšenie či odhodlanie samé o sebe nestačia. Priekopníkmi v oblasti práce na diaľku sú IT firmy. Zároveň majú s takouto prácou aj najviac skúseností. Ich skúsenosti však môžu zmysluplne využiť aj iní, ktorí pracujú na diaľku len prechodne alebo aj tí, ktorých činnosť nie je každodenná, respektíve sa nestretávajú prirodzene na každodennej báze. V skutočnosti, ak akékoľvek tímy a organizácie chcú byť efektívne, tak sa potrebujú učiť využívať tieto princípy a to bez ohľadu na to, či pracujú na diaľku alebo tradičným spôsobom. 

SOUVISEJÍCÍ – Čomu vlastne verili prví kresťania?

Ak chceme úspešne naplniť svoju misiu, potrebujeme tomu venovať cieľavedomú úsilie.Výzvy práce na diaľku Pri práci na diaľku je výzvou to, že niektoré veci, ktoré sa dejú pri prezenčnej práci neuvedomelo, spontánne a prirodzene. Preto je potrebné im venovať extra čas, pozornosť a energiu. Zároveň tiež platí, že problémy, ktoré si pri prezenčnej práci poriadne ani nevšimneme, nevenujeme im pozornosť alebo ich považujeme len za malé vyrušenia, sa pri práci na diaľku môžu zvýrazniť a zosilniť. Ak sú členovia tímu zrelé osobnosti a kvalitní profesionáli a zároveň flexibilní a ochotní sa učiť nové veci, je prechod na prácu na diaľku oveľa jednoduchší. Oveľa väčšou výzvou je, ak sú členmi tímu ľudia, ktorí sú nezrelí, nemajú pevný charakter a nemajú vybudované zdravé pracovné návyky. Inými slovami, potrebujú dohľad a vedenie od nadriadeného. Toto je často situácia pri mladých, začínajúcich pracovníkoch. Zrelosť i profesionalita sa získava časom, nedá sa urýchliť. Tak, ako začínajúci pracovník potrebuje vedenie a dohľad aj v štandardných podmienkach, musíme mu venovať pozornosť o to viac pri práci na diaľku. Na druhej strane pri starších pracovníkoch môže chýbať flexibilita a ochota učiť sa nové veci (napr. nové technológie a komunikačné nástroje). V takom prípade je potrebná trpezlivosť a vysvetľovanie, prečo je to nevyhnutné a tiež je potrebné poskytnúť adekvátnu pomoc pri zvládaní nových zručností.Oba tieto prípady sú riešiteľné, ale vyžadujú si viac času, trpezlivosti i pozornosti zo strany vedúceho. S tým treba počítať. Aj firmy, ktoré pracujú naplno na diaľku, využívajú a podporujú aj osobné stretávanie sa svojich členov, či už formálne alebo neformálne. Z toho dôvodu organizujú aspoň raz ročne udalosť, pri ktorej sa môžu všetci pracovníci osobne stretnúť, spoznávať a budovať vzťahy. Tímy totiž fungujú efektívne vtedy, keď je medzi ich členmi dôvera. A vzájomná dôvera rastie úmerne kvalitným vzťahom v rámci tímu. Kvalitné vzťahy nevzniknú zavedením nových pravidiel cez noc. Je to dlhodobá záležitosť podobne ako charakter a profesionalita. Organizácia však môže svoje fungovanie nastaviť tak, aby vznik kvalitných vzťahov podporovala. Na druhej strane sú procesy, ktoré sú nastaviteľné pomerne rýchlo a ľahko a môžu uľahčiť a výrazne zefektívniť fungovanie organizácie či tímu.Okrem vyššie spomenutých, s nasledovnými výzvami sa často stretávame pri práci na diaľku 

• Nedostatok osobného vedenia
• Nedostatok prístupu k informáciám
• Sociálna izolácia
• Rozptýlenie pozornosti pri práci z domu
• Zosilnenie už existujúcich problémov

Všetky tieto vyššie spomenuté problémy sú riešiteľné zavedením kvalitných procesov a pravidiel vo fungovaní tímu. V uplynulom období vyšlo pomerne veľa článkov zaoberajúcich sa tým, ako si má človek ako jednotlivec čo najlepšie usporiadať veci pri práci z domu (disciplína a režim, práca a oddych a pod.). Táto téma sa viac týka toho, ako si človek zariadi svoju prácu v domácom prostredí a menej jeho fungovaniu v tíme. Preto sa tomuto bodu v tomto článku bližšie nebudeme venovať. Ostatné body sú zahrnuté v poznámkam nižšie.Jednoduché, ale kľúčové pravidlo  Ak by sme všetky výzvy a riziká práce na diaľku mali zredukovať na maximálne možnú mieru, tak najjednoduchšie pravidlo pre efektívne fungovanie tímu je: komunikácia + konektivita (spojenie) = efektívne fungovanie tímu 

 Pod komunikáciou rozumieme jednak tok informácii, ktorým komunikujeme pracovný obsah ale aj všetko to, čo označujeme ako neverbálnu komunikáciu a kontext. Pod konektivitou rozumieme nielen technické zabezpečenie spojenia (internet, telefón), ale aj vzťahy. Obe tieto položky, komunikácia i konektivita majú teda nielen svoj technický, formálny a pracovný rozmer, ale dôležitý je aj ich neformálny rozmer, ktorý prispieva k budovaniu vzťahov a dôvery. Prínosy práce na diaľkuPráca na diaľku prináša pre tímy a organizácie veľa náročných výziev. Sú tu však aj isté prínosy:

• môžete mať v tíme človeka, ktorého by ste inak do tímu z rôznych dôvodov nedostali
• ak sa tímy naučia fungovať aj na diaľku, dokážu byť efektívne aj počas náročných a krízových období
• práca na diaľku prekonáva geografické, kultúrne, časové a jazykové hranice
• práca na diaľku dáva členom tímu väčšiu flexibilitu ohľadom organizovania si svojich pracovných úloh

Inšpirácia z dejín Možno sme sa na to nikdy takto nepozreli, ale napr. apoštol Pavel sa staral o cirkevné zbory, ktoré založil na svojich cestách, na diaľku. Využíval vtedy dostupné prostriedky – písané listy a vysielanie spolupracovníkov na dané miesta. Keď dokázali byť kreativni a efektivni ľudia v staroveku, o čo viac by sme mohli byť my s našimi technickými možnosťami? Tím (nielen) uprostred krízy Pravidlo 3P: poznaj → prehodnoť → podnikni. POZNAJ→ Poznaj svoju situáciuObstáť dokážu tie tímy, ktoré vykazujú odolnosť (resilience). To znamená, že majú pravdivý pohľad na seba a svoju aktuálnu situáciu (diagnostika), ale zároveň majú nádej ohľadom budúcnosti, že môžu obstáť, že veci sa môžu zlepšiť a pod. Takýto postoj môžeme nazvať ako realistický optimizmus. Nie je to ani naivný optimizmus, ktorý si zakrýva oči pred realitou alebo dúfa, že to všetko rýchlo skončí a ani to nie je pesimizmus, to znamená, že človek neprepadá zúfalstvu a beznádeji ohľadom svojej situácie. → Poznaj svoje emócie.

Každá kríza je záťažou pre naše emócie. Emócie vieme len ťažko ovládať ale je nebezpečné sa nimi nechať riadiť. Pýtajme sa sami seba (i v tíme), či nás naše emócie paralyzujú a vedú ku frustrácii, alebo nás mobilizujú a vedú k aktivite? Pocity tiež môžu byť uprostred krízy veľmi premenlivé, ako na hojdačke. → Poznaj svoje zdroje.

Nedokážeme zmeniť situáciu, nedokážeme potlačiť emócie, ale vieme výrazne ovplyvniť svoje myslenie. Pozrime sa na situáciu realisticky a poznajme svoje zdroje. Táto kríza nie je ani prvá ani posledná. Aké zdroje máme na prekonanie súčasnej krízy? (materiálne, finančné, ľudské, sociálne, duchovné a pod.) 

PREHODNOŤ

Prehodnoť svoje aktivity vzhľadom na aktuálnu situáciu. Identifikuj hrozby pre váš tím, prácu a ciele, ktoré máte. Pozri sa však aj na príležitosti. Jednak sú tu príležitosti, ktoré zostali z predkrízového obdobia, ale kríza mohla priniesť aj úplné nové príležitosti, ktoré tu predtým neboli. Taktiež si treba uvedomiť, že nie všetko sa zmenilo. Niečo sme stratili, niečo môžeme získať, ale sú veci, ktoré naďalej zostávajú. PODNIKNI ďalší krokNa základe poznania situácie, ohrození a možností urob ďalší krok. V kríze sa veci môžu neustále meniť, preto je potrebné tento cyklus opakovať aj častejšie podľa potreby. V skutočnosti, tento cyklus je funkčný aj pre situácie mimo krízy, bez ohľadu na to, či pracujete na diaľku alebo tradičným spôsobom. Použitie pravidla 3P nie je jednorazová vec, ale skôr proces, ktorý je potrebné znova a znova opakovať počas existencie tímu/organizácie. Pokiaľ v štandardnom režime sa tento proces robí na ročnej, prípadne štvrťročnej báze, počas krízy je potrebné tento proces opakovať oveľa častejšie. Pri práci na diaľku je o to viac potrebné, aby tieto procesy boli súčasťou kultúry tímu/organizácie. Praktické tipy platné nielen pri práci na diaľku: → Dôvera voči podriadeným ako aj medzi členmi tímu navzájom je nevyhnutná pre dobré fungovanie tímu. Platí jednoduché pravidlo: zober do tímu človeka, ktorému dokážeš dôverovať.

Newsletter Křesťan dnes – týdenní přehled nejdůležitějších zpráv

Keď ho už máš v tíme, dôveruj mu.→ Komunikácia nestačí len komunikovať, treba komunikovať oveľa viac. A treba komunikovať aj o tom, ako komunikujete, aby ste vedeli, nakoľko je vaša komunikácia funkčná. Toto je napokon dobrá rada aj do manželstva. Keďže sa pri práci na diaľku nevidíme osobne, uniká nám množstvo informácii, ktoré si (nevedomky) odovzdávame neverbálne. Preto je dôležité, aby súčasťou vzájomnej komunikácie bol aj  videohovor. Ten je formou najbližší osobnému stretnutiu, aj keď ho nikdy plne nenahradí. Je dobré primerane využívať celú paletu komunikačných možností (email, textová správa, telefonát, videohovor…).→ Jasné ciele umožňujú jednotlivým členom mať jasné vedomie o tom, kam smerujeme svojou činnosťou a aký má zmysel.→ Jasné očakávania ohľadom toho, čo chceme od členov tímu. Očakávania treba komunikovať vopred. Je užitočné cez otázky a rozhovor sa uistiť, či sú očakávania každému zrozumiteľné.→ Jasné priority uprostred stále sa meniaceho chaosu sú dôležité. V kríze sa situácia môže neustále meniť, preto je dôležité, aby členovia tímu vedeli, čo sú priority, aby sa nestalo, že dôležité veci zostanú opomenuté a budú sa venovať nepodstatným veciam.→ Dôležité sú výsledky, nie cesta k nim. Toto pravidlo neznamená „účel svätí prostriedky“.  Inými slovami, neklaďme dôraz na aktivitu ale na efektivitu. Nie je podstatné, koľko hodín a v akom čase sa pracovník venuje danej úlohe, ale či je úloha kvalitne a načas realizovaná.→ Transparentnosť procesov, informácii, komunikácie. Hoci aj nevedomé zatajovanie informácii a nejasnosť v komunikácii vytvára neistotu a ničí dôveru.→ Kontakt – vedúci tímu by mal prejavovať záujem o členov tímu a podporovať kultúru, v ktorej sa členovia tímu o seba navzájom zaujímajú a vytvárajú vzťahy, ktoré podporujú súdržnosť, vzájomnú podporu a spoluprácu.→ Pravidelné reporty od členov tímu, na čom pracujú a ako sa im darí v práci postupovať… (denné, týždenné).→ Nezabúdať vo všetkom na ľudský rozmer – sme tím ľudí, nie stroje.→ Proaktívne počúvanie – pýtať sa členov tímu nielen na čom pracujú, čo riešia, aké majú problémy, čo ich trápi, ale aj či je im všetko jasné, či nemajú otázky a pod. Nie je to len o kontrole ale aj o pomoci, ak by ju v niečom potrebovali. Neočakávajme, že sa členovia tímu sami ozvú. Ani nepredpokladajme, že ak sa neozvú, je im všetko jasné. Ak chceme, aby naše tímy boli efektívne a úspešné, ak chceme, aby sa ich členovia tešili z toho, že sú ich súčasťou, ak chceme, aby členovia našich tímov a organizácii rástli v charaktere i profesionalite, neudeje sa to samo od seba ani automaticky. Ak sa spoliehame na spontánnosť a náhodu, je to akoby sme očakávali, že tenista – amatér vyhrá Wimbledon. Určite sa môže podariť amatérovi zahrať loptičku, ktorú profesionál nechytí. Ale očakávať, že vyhrá Wimbledon by bolo šialenstvo.  Ak chceme úspešne naplniť svoju misiu, potrebujeme tomu venovať cieľavedomú úsilie. Na tej ceste sa sami potrebujeme učiť. Určite sa nepodarí všetko na prvýkrát. Ale ako niekto povedal: Nie je problém, ak spravíme chybu. Problém je, ak tú istú chybu znovu a znovu opakujeme. 

Autor: Ondrej Kolárovský Zdroj: idea-list.sk Datum: 18. července 2021 Foto: Pixabay – ilustrační